Lagstiftning

Regler om registrering av handlingar finns i 5 kapitlet offentlighets- och sekretesslagen.

Skyldigheter och undantag vid registrering

Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (1 §) men det finns följande undantag;

När det gäller upptagningar, som är allmänna handlingar, som en annan myndighet kan få tillgång till elektroniskt så ska handlingen endast registreras av den första myndigheten.

Handlingar utan sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det lätt kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.
   
Allmänna handlingar av mindre betydelse behöver varken registreras eller hållas ordnade.

Då handlingar registreras ska det framgå av registret (diariet) (2 §):

1. datum då handlingen kom in eller upprättades
2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen
3. uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare
4. i korthet vad handlingen rör (ärendemening)
   
   
   

För register som hålls tillgängliga för allmänheten ska punkt 3 och 4 utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt.

Övriga undantag finns i 3 – 4 §§ genom möjligheten att kunna meddela föreskrifter med begränsningar och undantag  från registreringsskyldigheten.

Objektsregistrering

Ett alternativ till diarieregistrering är objektsregistrering, vilket ofta tillämpas på miljö- och hälsoskyddsförvaltningar för vissa typer av ärenden. Exempelvis gäller det ärenden om livsmedelslokaler, enskilda avlopp och miljöfarliga verksamheter.

Då registreras alla handlingar som rör en adress, fastighet eller liknande för ett objekt och antecknas på ett kort eller dylikt för varje objekt.

Mer information:

Allmän och offentlig handling (Kunskapsbanken)